Términos del servicio

1. Qué es esto

ABACO es un programa de gestión empresarial: facturación, inventario, cobros y pagos, contabilidad e información tributaria. Se contrata por empresa y se usa desde un navegador, en un servidor central o instalado en una computadora con Windows dentro del propio negocio.

Estos términos regulan el uso del programa y del sitio. Quien contrata es el negocio, no la persona que hace el trámite: la empresa es la titular de la suscripción y de sus datos.

2. Dos cuentas distintas

Hay dos accesos que se parecen y no son lo mismo, y conviene tenerlo claro desde el principio:

• La cuenta de comprador. Es con la que se contrata y se paga. Desde ella se ve el plan, los pagos hechos y los comprobantes. No da acceso a la contabilidad de ninguna empresa.
• El usuario de la empresa. Es con el que se trabaja dentro de ABACO. Lo crea el titular de la empresa y tiene los permisos que el titular le dé.

Son dos puertas separadas a propósito. Quien lleva las compras del negocio no tiene por qué ver las facturas del servicio, y quien paga la suscripción no entra por eso a la contabilidad.

3. Los datos de cada empresa están separados

Cada empresa contratada tiene su propia base de datos. No es una separación por filtro: son bases distintas, y ninguna consulta de una empresa puede alcanzar los datos de otra. Si un mismo comprador contrata dos negocios, siguen siendo dos bases independientes.

4. Quién manda dentro de la empresa

Al activarse una empresa se crea un usuario titular. Ese usuario crea a los demás, les asigna permisos y responde del uso que se haga de ellos. ABACO no entra a decidir quién debe ver qué dentro de un negocio: eso lo decide el negocio.

Las operaciones confirmadas quedan registradas con quién las hizo y cuándo. Una operación equivocada se corrige con otra operación que queda registrada igual; no se borra el rastro.

5. Soporte y acceso a los datos de una empresa

Nadie de ABACO entra a los datos de una empresa por su cuenta. El acceso de soporte lo concede la empresa, dura un tiempo limitado, caduca solo y queda registrado en la auditoría de esa empresa. Si el acceso caduca, deja de funcionar aunque la sesión siga abierta.

6. Qué necesita internet y qué no

ABACO está pensado para un país donde la conexión se cae. Una instalación local sigue facturando, cobrando y moviendo inventario sin internet; lo que necesita conexión es sincronizar con el servidor central, y eso ocurre cuando vuelve la línea.

Eso tiene una consecuencia que hay que decir en voz alta: mientras una instalación está desconectada, un cambio hecho en el servidor central —dar de baja a un usuario, cambiar un permiso— no llega hasta que vuelve la comunicación. No prometemos revocación inmediata en instalaciones desconectadas, porque no existe.

7. Copias de seguridad

Sincronizar no es respaldar. Sincronizar reparte el mismo dato entre instalaciones; una copia de seguridad guarda el estado de un momento para poder volver a él. Son cosas distintas y ABACO las trata por separado.

En una instalación local, las copias las hace y las guarda la propia empresa con las herramientas que ABACO incluye. Quien tiene el servidor tiene la copia.

Del servidor central sí conservamos copias: una diaria de cada base de empresa y una semanal completa, con una retención de hasta 400 días —las siete diarias más recientes, las cuatro semanales más recientes y las doce mensuales más recientes—.

Eso tiene una consecuencia que preferimos decir aquí antes que esconderla: cuando un dato se borra, porque lo pides o porque venció el plazo del §12, desaparece de la base ese mismo día, pero sigue existiendo dentro de las copias ya hechas hasta que a esas copias les toca caducar, como máximo 400 días después. No se abren copias para consultar datos borrados: se conservan para poder restaurar el servicio y caducan solas.

8. Lo que ABACO no es

ABACO calcula, registra y organiza. No sustituye a un contador ni a un asesor tributario. Los importes, las declaraciones y los libros que salen del programa los tiene que revisar quien responde de ellos ante la ley.

Las funciones tributarias se entregan como apoyo para organizar la información. Mientras una de ellas no esté validada profesionalmente, el propio programa lo dice en pantalla y no debe presentarse como apta para un trámite oficial.

9. Lo que todavía no existe

Hay funciones anunciadas que están en construcción y no forman parte de ningún plan que se pueda comprar hoy:

• Nómina. En construcción. Cuando exista se anunciará con su alcance, y hasta entonces no se cobra por ella.
• Panel de la ONAT. En construcción. ABACO no envía hoy ninguna información a la ONAT, ni existe ningún acuerdo con la ONAT sobre esta herramienta. Si alguna vez lo hay, se dirá con su fecha.

10. Disponibilidad

ABACO no ofrece un porcentaje de disponibilidad garantizado. Decirlo claro es más honesto que publicar una cifra: el servicio central funciona sobre una infraestructura sin redundancia, en un país donde la conexión no depende de nosotros, y un compromiso que no se puede medir ni sostener no protege a nadie.

Lo que sí se compromete, y se cumple: avisar de las paradas programadas con al menos 48 horas de antelación, y publicar el estado del servicio cuando haya una interrupción.

Conviene releer el §6 junto a esto. Una instalación local sigue trabajando sin internet: si se cae el servidor central, lo que se detiene es la sincronización, no la operación del negocio.

11. Uso indebido

La cuenta es de quien la contrata. No está permitido compartir credenciales fuera de la empresa contratante, intentar acceder a datos de otra empresa, ni usar el servicio para algo que la ley no permita. Detectado un uso así, la cuenta puede suspenderse.

12. Si se deja de pagar

El impago suspende el acceso; no borra los datos de inmediato. Los plazos son estos, contados desde la fecha en que venció el pago:

• 7 días de aviso. Antes de suspender nada se avisa al correo de la cuenta de comprador. En Cuba un pago puede fallar por causas que no son del cliente, y cortar el acceso el mismo día sería castigar un problema de transferencia.
• 30 días de suspensión. El acceso queda cerrado, pero los datos siguen intactos y la exportación completa sigue disponible. Pagar durante este plazo reabre la cuenta tal como estaba.
• 90 días hasta la eliminación. Pasados 90 días desde el impago, los datos de la empresa se eliminan. Antes de eliminar nada se manda un último aviso con el enlace para exportarlo todo.

Nunca se elimina sin haber avisado y sin que la exportación haya estado disponible. Y recuerda el §7: eliminar borra los datos de la base, pero siguen dentro de las copias ya hechas hasta que esas copias caducan.

13. Cambios en estos términos

Cuando cambien, la versión nueva se publica aquí con su fecha. Un cambio que perjudique a quien ya contrató se avisa con 30 días de antelación, y quien no lo acepte sigue con las condiciones que contrató hasta que le venza el periodo.

Esto no es una promesa que dependa de nuestra buena voluntad: el programa ata cada suscripción a la versión del plan que estaba vigente el día que se firmó, con su precio y sus límites, y un cambio posterior no la toca. Es el mismo mecanismo del §2 de pagos y devoluciones.

14. Quién responde y qué ley se aplica

El titular del servicio es GESTORAZUL SURL. Decisión pendiente: faltan sus datos completos de identificación —NIT y domicilio— y falta declarar qué legislación se aplica y ante qué instancia se resuelve una discrepancia. Está en blanco a propósito: un dato inventado aquí sería peor que ninguno.

Límite de responsabilidad. La responsabilidad total de ABACO frente a un cliente no excede el importe que ese cliente haya pagado por el servicio en los doce meses anteriores al hecho. ABACO no responde del contenido de las declaraciones, los asientos ni los documentos que la empresa genere con el sistema: el programa ayuda a prepararlos, la responsabilidad de lo que se presenta es de la empresa.

¿Algo de esto no se entiende o no te cuadra? Escríbenos y lo explicamos.